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前不久，Dr. Dobb’s 报道了本校医学院附属仁济医院的放射科医生使用 iTunes 管理 PDF 文件的新闻，随后我便发现早在一年多之前，Lifehacker 就已经发布了一篇相关的教程，详尽实用。即将开始论文生涯的我，非常高兴能够看到这类提高工作效率的方法。所以我翻译了除最后一段外的全文，希望对其他人也可有所帮助。感谢 KlaithC 君的零星帮助！

• 作者：Gina Trapani
• 原文链接：Organize your PDF library with iTunes
• 翻译：Klaith

你可不打算为了确认申报每一张票据，再花上一个报税季翻箱倒柜四处寻找漏网之鱼。绝不，先生！明年你所有的税务文档——所有的重要文书——都将被转换为 PDF 文件，被整理进支持搜索的文件夹。你的票据、电子书、扫描的报纸文章、税务表格、产品手册和客户合同，都可以随手可及，无论文件柜是否近在眼前。

你可以使用 iTunes 组织它们。

“你在说什么呢？”

是的，我知道 iTunes 并非文档管理软件，但不管怎样它出人意料地精于此道。借助 iTunes 的智能播放列表，以及其对 PDF 的支持，你能够建立一个文档库，其中的 PDF 会根据基于关键词的列表自动排列。让我们开始吧！

数字化文档为 PDF，你需要什么

• 一台扫描仪。如今文档扫描仪小巧、时尚，极其廉价——有一些低至 50 美元——所以挑一台数字化你的纸质材料，比如报纸、杂志，或者纸质票据。你的扫描仪软件很可能提供了输出 PDF 文件的选项。如果你希望一次性数字化一叠材料，你需要带自动送纸器的扫描仪（硬件不是我的专长，产品型号取决于你的需求和预算——不过这篇文章有些来自广大读者的推荐）。
• 一个输出 PDF 的程序。Windows 用户应该下载免费的 CutePDF Writer，以便打印办公室文档、电子邮件、图片及网页为 PDF 文件（说真的，CutePDF 必备）。Mac 用户的话，打印为 PDF 完全内建于 OS X，所以除了在打印对话框里选择 PDF，你无须做任何事。

为你的文档创建一个独立的 iTunes 曲库

你的 1099 号表格（译者注：什么是 1099 号表格？）和 MP3 萍水相逢，真是奇怪，因此你会想为你的 PDF 创建一个崭新的“只谈公事”的 iTunes 曲库。要这么做，请在启动 iTunes 启动时按住 Shift 键（Mac 用户则是 Option 键），然后在如下的对话框中点击“创建曲库”（Create Library）按钮：

为你的文档库取个一目了然的名字，例如“PDF 文档”（PDFDocuments）：

一旦曲库设置完成，你便可通过拖曳 PDF 来添加它们。然而在此之前，有两条用 iTunes 处理 PDF 的小贴士：

• 缺省情况下，当你添加 PDF 入曲库时，iTunes 会向保存自身数据的目录复制它们，使你的硬盘上留下两份拷贝；它还会创建并不适用于 PDF 的艺术家和专辑子目录（PDF 均为“未知艺术家”、“未知专辑”。）。为了保持 PDF 位于其原始位置，在 iTunes 使用偏好的高级标签中，去掉“添加至曲库时复制文件到 iTunes 音乐文件夹”（Copy files to iTunes Music Folder when adding to library）与“保持 iTunes 音乐文件夹秩序”（Keep iTunes Music folder organized）之前的钩：

• 右击列首反选，移除默认列表内全部音乐特有的属性域，像艺术家、专辑，以及末次播放之类的：

设计你的标签表，创建智能播放列表

如果你向 iTunes 曲库添加了一些 PDF 文件，你会打算用虚拟目录，即实际的播放列表，来组织它们。播放列表取代目录的优势是，一个文档可以同时位于不止一个播放列表——这样 2006 年的 1099 号表格就能够同时属于税务列表、2006 年列表、收入列表、1099 号表格列表。

你能手动创建列表并拖曳 PDF 加入其中。更好的方法是，利用智能播放列表根据关键词动态归类。举个例子，我重命名 PHP 手册的 PDF 文件为“PHP 手册（电子书 编程）”（PHP Manual (ebook code)），接着为电子书创建一个智能播放列表，收集所有名字里含有词语“电子书”（ebook）的 PDF：

而如果我另有一个“编程参考”（Code reference）智能列表，匹配名字中包含“编程”（code）的 PDF，PHP 手册也列于其中。

类似于一切标签系统，你不得不设计适合你的标签表，保证你的 PDF 准确相符，出现在它们应该出现的列表中。譬如，对于税务文档而言，我以年份、类型（收益或扣除）、表格编号（1099、1098 等等）命名它们，查看全部 2006 年的 1099 号表格，或者我全部的收益文档，易如反掌。

添加你的播放列表至目录

你也可以将相近的列表归类进某一目录。比如，我的税务文档列表都在名为“税务”（Taxes）的目录下，只需点击该目录，我便能看到目录下列表包含的所有 PDF 文件，非常方便。

如果你需要，你还能利用任何 iTunes 的音乐元数据域，诸如艺术家、专辑、风格和年份，进一步细分你的 PDF，但对我而言有点削足适履的感觉，我坚持仅在文档名称处添加关键词，如此要是哪一天我想用另一个程序，只需 PDF 文件标题里有关键词，就仍然便于搜索（Spotlight、Vista 的保存搜索文件夹和 Google Desktop 都会通过标题里关键词寻找 PDF，却不包括 iTunes 的元数据域）。

“不过 PDF 终究不是音乐文件”：为什么选择 iTunes，为什么不选择 iTunes

我选择 PDF 管理软件的三个必要条件是：免费，跨平台（至少 Mac 和 Windows），并且支持标签（这样 PDF 能够储存于几个“目录”下）。iTunes 三条均符合。

但是如此使用 iTunes 也有严重的缺点：iTunes 内无 PDF 显示或预览功能——事实上根本没有 PDF 阅读器，你需要借助 Adobe Reader、FoxIt 或者 Mac 的预览来实际打开这些文档；最后一点，iTunes 不能搜索 PDF 内容，同样深深地伤害了我（可 Google Desktop 与 Spotlight 都可以）。

假如这些缺点让你避而远之，还有其他选择。沉迷于 OS X 的 Mac 用户应当看看价值 34 美元的 Yep，肯花钱的 Windows 用户，Rick 推荐 PaperPort（不随扫描仪捆绑销售的版本约需 200 美元）。据我所知，PaperPort 并不支持标签功能，与之类似的应用程序之前已经提及，免费的 DocsVault。